Het belang van een goede inkoopanalyse

Voor onze aangesloten installateurs maken wij periodiek omzetrapportages. Dat doen we ieder kwartaal en het laatste kwartaal doen we dit iedere maand, zodat je goed op de hoogte bent wat je hebt ingekocht en waar er ergens nog extra bonus-mogelijkheden liggen.

Wat is de 80/20 stelregel?
Nog belangrijker is dat je periodiek een inkoopanalyse maakt, zodat je inzicht hebt in wat er ingekocht wordt in je bedrijf.

Ad Borgstein, inkoopmanager van Elektrotransfer, houdt dan altijd als stelregel de 80/20 regel aan.
De regel houdt in dat 20% van de productregels of van de productgroepen die je inkoopt bij een groothandel 80% van je omzet is.
Die productgroepen haal ik uit de data die verstrekt worden door de groothandels, die analyseer ik en zet alle productgroepen op een rij van hoog naar laag. Dan krijg je een lijst op rangorde van volume. En dan blijkt in de praktijk dat 20% van die productregels 80% van je omzet is.
Daar kun je wat in veranderen als je dat wilt, daar kun je dingen in signaleren. Je kan bijvoorbeeld merken tegenkomen waar je geen afspraken mee hebt, dat kan een reden zijn voor een gesprek met de fabrikant.

Na de 80% van je omzet kijken we nu even naar de 20% die eronder zit. Deze 20% van de omzet kan je ook analyseren, maar hier is veel minder te winnen. Bij service-gerichte bedrijven zijn dit bijvoorbeeld heel veel kleine bestellingen en kleine productgroepen. En het heeft geen zin om nieuwe afspraken te maken over een omzet van €150,-.

De kern van het verhaal is dat je kijkt naar alle productgroepen die je bij een groothandel hebt ingekocht. En in de praktijk blijft er 20% van die productgroepen, die dan weer voor 80% van je omzet zorgt. Dus wil je wat veranderen, bedrijfsmatig, moet je hiermee aan de slag.

Onderhandelingen met fabrikanten
De onderhandelingen met fabrikanten ga je niet voeren over een omzet van 150,-, dat gaat namelijk onder aan de streep geen verschil maken. Je hoeft dus niet een half uur te discussiëren over een moertje, boutje of nippeltje wat je maar sporadisch gebruikt.

De inkoopanalyses zijn voor inkoopmanager Ad ook aanleiding om in gesprek te gaan met fabrikanten. Als er in de inkoopanalyse een productgroep of een merk tussen staat waar we geen afspraken mee hebben, signaleert Ad dit en kan zich hier verder in verdiepen en analyseren waarom er daar gekocht wordt en of de condities beter zijn?
Als Ad naar de installateur toegaat dan pak ik zo’n productgroep er ook uit en dan kijk ik op regelniveau naar die productgroep. Dan analyseren we waar het voordeel te behalen is. Iedere installateur weet wat voor individuele afspraken hij heeft, vandaar dat het van belang is om juist de laatste maanden, in het laatste kwartaal, gericht goede informatie te geven. Zodat je nog kan sturen om bijvoorbeeld bepaalde omzet te halen bij een groothandel om net de grens te overschrijden en een bonusafspraak te halen.

Kan ik zelf een inkoopanalyse doen?
Uit een goede inkoopanalyse kan je dus veel voordeel behalen. Kan je dit als installateur ook zelf doen? Tuurlijk, maar dit is wel lastig. Hij beschikt zelf niet over de data-bestanden, die kunnen wij wel toesturen, maar waarom zelf de tijd investeren als je het ook uit handen kan geven en het op de achtergrond allemaal geregeld wordt?